Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

[Firmenname]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ Ort]
E-Mail: [E-Mail-Adresse einfügen]
Telefon: [Telefonnummer einfügen]

2. Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

[Name des Datenschutzbeauftragten]
E-Mail: [E-Mail-Adresse einfügen]

3. Übersicht der Datenverarbeitungen

Flottiva ist eine webbasierte Fuhrparkverwaltungssoftware (SaaS). Im Rahmen der Nutzung werden folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt)
• Fahrerdaten: Name, Telefonnummer, E-Mail, Führerscheinnummer, Führerscheinklasse, Gültigkeitsdatum
• Fahrzeugdaten: Kennzeichen, Fahrzeugidentifikationsnummer (FIN), Marke, Modell, Baujahr, Versicherungsdaten, Leasingdaten
• GPS-Standortdaten: Echtzeit-Standorte der Firmenfahrzeuge, Routenverläufe, Kilometererfassung
• Tankkartendaten: Tankkarteninformationen, Tankvorgänge, Kraftstoffkosten
• Nutzungsdaten: IP-Adresse, Browsertyp, Zugriffszeiten, aufgerufene Seiten

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen der DSGVO:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO -- Vertragserfüllung: Die Verarbeitung ist zur Erfüllung des Nutzungsvertrags für Flottiva erforderlich.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO -- Berechtigte Interessen: Sicherstellung des Betriebs, Fehlerbehebung, Verbesserung des Dienstes.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO -- Rechtliche Verpflichtung: Soweit wir gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO -- Einwilligung: Sofern Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung erteilt haben (z.B. für optionale Funktionen).

5. Hosting und Infrastruktur

5.1 Webhosting (Vercel)

Flottiva wird bei Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA gehostet. Vercel verarbeitet dabei Zugriffsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene URLs). Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Weitere Informationen: Vercel Privacy Policy.

5.2 Datenbank (Railway/PostgreSQL)

Die Anwendungsdaten werden in einer PostgreSQL-Datenbank gespeichert, die bei Railway Corp., San Francisco, CA, USA betrieben wird. Die Datenbank enthält alle in Abschnitt 3 genannten Datenkategorien. Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen: Railway Privacy Policy.

5.3 Dateispeicherung (Vercel Blob)

Hochgeladene Dateien (z.B. Fahrzeugbilder, Führerschein-Scans, Dokumente) werden über Vercel Blob gespeichert. Es gelten dieselben Datenschutzbestimmungen wie unter 5.1.

6. Cookies und Sessions

Flottiva verwendet ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies für die Authentifizierung. Es werden keine Marketing-, Tracking- oder Analyse-Cookies eingesetzt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren Authentifizierung). Ein Cookie-Consent-Banner ist nicht erforderlich, da ausschließlich technisch notwendige Cookies verwendet werden (vgl. § 25 Abs. 2 TDDDG).

7. GPS-Standortdaten

Flottiva ermöglicht die Erfassung von GPS-Standortdaten der im System registrierten Firmenfahrzeuge. Die Standortdaten werden in regelmäßigen Intervallen erfasst und umfassen Breitengrad, Längengrad, Zeitstempel und Geschwindigkeit.

Die Verarbeitung von GPS-Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen des Arbeitgebers an der Fuhrparkverwaltung, Diebstahlschutz und Einsatzplanung). Die Aktivierung des GPS-Trackings obliegt dem jeweiligen Arbeitgeber als eigenverantwortliche Stelle. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, seine Mitarbeiter entsprechend zu informieren und ggf. erforderliche Betriebsvereinbarungen abzuschließen.

8. Aufbewahrungsfristen

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen:

• Kontodaten: Bis zur Löschung des Benutzerkontos
• Fahrzeug- und Fahrerdaten: Bis zur Löschung durch den Nutzer oder Kontolöschung
• GPS-Standortdaten: 12 Monate, danach automatische Löschung
• Tankkartendaten: Gemäß steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten (bis zu 10 Jahre)
• Server-Logfiles: 30 Tage

9. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gemäß der DSGVO folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen, sofern die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die unter Abschnitt 1 genannte Kontaktadresse oder an unseren Datenschutzbeauftragten.

10. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Sie können sich insbesondere an die Aufsichtsbehörde Ihres Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes wenden.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen anzupassen oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung.